Får man slänga papperskvitton efter att ha fotat dem?

Vad ändrades 2024?

Före den 1 juli 2024 fick ett papperskvitto som förts över till digital form tidigast förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades — du fick alltså spara både papper och kopia i ungefär tre år. Ändringen (SFS 2024:342) tog bort den väntetiden.

Enligt Bokföringsnämnden gäller den nya regeln även kvitton som fördes över före den 1 juli 2024, om överföringen uppfyllde kravet.

Villkoret: ingen risk att uppgifterna ändras eller försvinner

Lagen bedömer överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter. I praktiken betyder det att den digitala kopian ska visa allt som papperet visade, och att den förvaras så att den inte kan ändras eller tappas bort.

• Bilden är skarp och hela kvittot syns, med datum, säljare, belopp och moms läsbara.
• Kontrollera bilden innan du slänger papperet — inte efteråt.
• Förvara kopian på ett ställe med säkerhetskopiering, inte bara i mobilens kamerarulle.
• Ha en rutin: samma sätt varje gång, så att den som granskar kan förstå hur det gick till.

Glöm inte bevarandetiden och förvaringsplatsen

Den digitala kopian ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §).

Förvaras kopiorna i ett annat EU-land, till exempel hos en molntjänst, ska företaget anmäla förvaringsplatsen och varje ändring till Skatteverket (Skatteverket rekommenderar skriftligt, senast när förvaringen börjar), ge Skatteverket och Tullverket omedelbar elektronisk åtkomst och kunna skriva ut informationen i Sverige direkt (7 kap. 3 a §).

Med UnReceipt

Fota kvittot i appen och spara. Öppna sedan kvittot i UnReceipt och kontrollera att bilden är skarp och att hela kvittot syns — det är den sparade bilden som ska vara läsbar, och stora foton förminskas i mobilen innan de laddas upp. Först då slänger du papperet. UnReceipt lagrar kvittona inom EU, i Frankfurt i Tyskland, så du anmäler till Skatteverket att räkenskapsinformationen förvaras där, och igen om platsen ändras. Kopian ska finnas kvar hela bevarandetiden, även om du slutar använda tjänsten: ladda då ner dina kvitton — de finns kvar i 90 dagar efter att du avslutat.

Vanliga frågor

Gäller det även kvitton för representation och resor?

Ja. Regeln gäller all räkenskapsinformation som förts över från papper till digital form, oavsett vad kvittot avser. Det som avgör är att överföringen inte innebär risk för att uppgifterna ändras eller försvinner.

Måste jag anmäla till Skatteverket?

Ja, om den digitala räkenskapsinformationen förvaras i ett annat EU-land. Då ska företaget anmäla var den förvaras och varje ändring; Skatteverket rekommenderar att det görs skriftligt, senast när förvaringen utomlands börjar. Varje företag anmäler själv; en tjänsteleverantör kan inte göra det åt dig. Utanför EU krävs i regel tillstånd från Skatteverket.

Räcker ett foto i mobilen?

Ett foto kan räcka för själva överföringen om det visar hela kvittot läsbart, men kopian ska också förvaras så att den inte kan ändras eller försvinna under hela bevarandetiden. En kamerarulle utan säkerhetskopia uppfyller knappast det.

Källor

• Bokföringslag (1999:1078), riksdagen.se
• SFS 2024:342, ändring i bokföringslagen
• BFN: Vad innebär den ändrade regeln om överföring av räkenskapsinformation?
• Skatteverket, rättslig vägledning: förvaring av räkenskapsinformation i annat land

Guiden förklarar reglerna översiktligt och är inte juridisk rådgivning. Fråga din redovisningskonsult om din egen situation.